Come organizzare una conferenza stampa per le pubbliche amministrazioni? Come intuibile, si tratta di una situazione piuttosto delicata, visto e considerato che gli interlocutori sono delle istituzioni. L’importante quindi è iniziare con il piede giusto, così da non commettere errori che possano ledere l’immagine dei nostri interlocutori. Per prima cosa, bisogna preoccuparsi di trovare il luogo adatto dove far svolgere la conferenza stampa per le pubbliche amministrazioni: sicuramente deve essere una sala che possa contenere tutti i rappresentanti dei mass media, attrezzata con microfoni e amplificazione e ovviamente servita da una linea wifi stabile e veloce. Qualora la pubblica amministrazione organizzi un evento in collaborazione con enti privati (è il caso di un evento del tipo fiera di settore, fiera dei beni di consumo o esposizione), è importanto costituire un gruppo di lavoro interno all’azienda privata per coordinare al meglio tutte le attività.
In secondo luogo, ci si deve concentrare sul messaggio che deve essere comunicato. Per questo tipo di ruolo, solitamente ci si rivolge ad un ufficio stampa, in grado di comprendere alla perfezione i comunicati, elaborarli e se necessario filtrarli. Un lavoro molto particolare e delicato, soprattutto quando si ha a che fare con le pubbliche amministrazioni. Non a caso, l’art.9 comma 3 della legge 150/2000 e dal DPR 422/2001 si occupa di stabilire, in maniera precisa, quali debbano essere i requisiti per lavorare in ufficio stampa per pubbliche amministrazioni. Ecco uno stralcio del suddetto articolo: “L’ufficio stampa è diretto da un coordinatore, che assume la qualifica di capo ufficio stampa, il quale, sulla base delle direttive impartite dall’organo di vertice dell’amministrazione, cura i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di interesse dell’amministrazione”. In definitiva, organizzare una conferenza stampa per le Pubbliche Amministrazioni presuppone una grande esperienza, e si devono sempre tenere a mente quali sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere: sicuramente in primis cercare di raccogliere da parte dei mass media una importante e costante attenzione, che possa dare rilievo ai messaggi che devono essere veicolati durante la conferenza stampa. Un team professionale ingaggiato da una pubblica amministrazione, per organizzare eventi a Bologna piuttosto che a Napoli o a Milano (per dirne alcune), solitamente ingaggia applicazioni e piattaforme per la gestione di eventi. Attraverso questi strumenti è possibile snellire la progettazione dell’evento e gestire il flusso dei partecipanti ad evento in cors.
